Tentacle Networks Oy - Tietosuojaseloste

Yleistä

Olemme sitoutuneita suojaamaan asiakkaidemme ja palveluidemme käyttäjien yksityisyyttä. Liiketoimintamme harjoittaminen edellyttää jossain määrin henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö tunnistetaan tai on tunnistettavissa, kuten nimi, sähköposti, henkilötunnus ja valokuva.

 

Tentacle Networks Oy käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua palaamaan tähän tietosuojaselosteeseen aika ajoin.

 

Toimimme myös henkilötietojen käsittelijän roolissa useille asiakkaillemme, esimerkiksi silloin kuin asiakkaamme tallentavat henkilötietoja palvelimillemme. Tämän osalta henkilötietojen käsittelyn periaatteet on kuvattu asiakkaamme tietosuojaselosteissa tai -lausekkeissa, joten tutustu myös niihin tarvittaessa.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Tentacle Networks Oy (jäljempänä myös “Tentacle” tai “me”):

Tentacle Networks Oy
Y-tunnus: 2082935-0
PL 147 00100 Helsinki
www.tentacle.fi
Sähköposti: tuki@tentacle.fi
Puh: 020 712 9730

Voit käyttää yllä olevia yhteystietoja tietosuoja-asioita koskevissa kysymyksissä tai tiedusteluissa.

Mihin tarkoitukseen Tentacle kerää henkilötietoja ja millä perustein?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

  • Palvelinratkaisujen tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja palveluiden toimittamiseen liittyen. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja laskutusta, perintää, reklamaatioita ja asiakaspalautteen hallintaa varten.
  • Markkinointi ja asiakasviestintä. Henkilötietoja voidaan käyttää myös asiakasviestintään. Saatamme myös toteuttaa sähköistä suoramarkkinointia sekä sosiaalisen median mainontaa potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille ja etsimme uusia mahdollisia asiakkaita, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään myös markkinointitarkoituksiin. Sovellettavan lain sitä edellyttäessä, pyydämme etukäteistä suostumusta sähköisesti tapahtuvalle markkinoinnille.
  • Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja palvelinratkaisujen tarjoamiseen liittyvän liiketoimintamme kehittämiseksi.
  • Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki), oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka rikosten, petosten tai muiden väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Mitä henkilötietoja Tentacle kerää?

Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöihin liittyviä henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita koskevat tiedot, kuten:

  • Kuluttaja-asiakkaat: nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelin, sähköposti
  • Yritysasiakkaat: nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelin, sähköposti, ytunnus, verkkolaskuosoite (jos on) sekä muut yhteyshenkilöt, jos nimettyjä.
  • Prospektit: nimi, yritys, y-tunnus, puhelin, sähköposti
  • Markkinoinnin suostumukset / kiellot

Mistä lähteistä henkilötiedot ovat peräisin?

Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään erityisesti silloin, kun hän täyttää verkkosivuillamme olevan lomakkeen tai ottaa muuten yhteyttä.

Saatamme kerätä tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen evästeiden, Google Analytics -palvelun tai muiden analytiikkapalvelujen avulla. Lisäksi saatamme saada jotain tietoa julkisista tai muista ulkopuolisista lähteistä tai rekistereistä.

Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä erityisesti silloin, jos tietojen tallennukseen tai käsittelyyn käytettävä järjestelmä on pilvipohjainen palvelu. Käytämme tällaisia palveluntarjoajia erityisesti seuraavissa asioissa:

– sähköpostiviestintä ja -markkinointi; ja – myynnin CRM.

Huolehdimme palveluntarjoajia käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme. 

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen (esim. osaamistietojen toimittaminen asiakkaalle). Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä. 

Siirretäänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällainen on esimerkiksi sähköpostimarkkinointiin ja -viestintään käyttämämme Mailchimp (The Rocket Science Group LLC). Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on (1) siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield sertifioituun yritykseen (siirronsaajat Yhdysvalloissa) taikka (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen. 

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (suuri osa työntekijöitä koskevista henkilötiedoista) taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.

Miten henkilötietoja säilytetään ja suojataan?

Henkilötiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin, tunnuksin ja salasanoin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset

Henkilötietojen antaminen ja käsittely on palveluidemme kokeilemiseksi ja sopimusten solmimiseksi sekä täyttämiseksi pakollista siltä osin, että pystymme varmistamaan että sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät eikä väärinkäytöksiä tapahdu. 

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten esimerkiksi ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voit toteuttaa oikeutesi?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen. Meidän tulee samalla käyttää kohtuulliset keinot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, 029 566 6700, tietosuoja[at]om.fi).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.